Universität Bern, Schweiz

„itexia.inventory ist eine sehr flexible, einfach zu bedienende und gut ausbaufähige Lösung.“

Guido Suter, Leiter Logistik & Support


Branche: Hochschule / Universität
www.unibe.ch

Highlights
  • Einführung ITEXIA-Software als Inventarisierungs- und Verwaltungstool
  • Überarbeitung und Implementierung der internen Prozesse
  • Bereitstellung der Hardware: Scanner, Drucker und Etiketten (QR-Code)
  • Durchführung der Erstinventarisierung

Herausforderung

Die besondere Herausforderung bei der Einführung einer ganzheitlichen Softwarelösung für die Anlageninventur und Inventarverwaltung bestand darin, die Anforderungen der verschiedenen Abteilungen des Institutes (Materialwirtschaft, IT, Logistik, Forschung und Labor, etc.) zu vereinen. Hinzu kam, dass die seit 1996 geführte Excel-Inventarliste an Aktualität verloren hatte.


Planungsphase

Grundlage und Ausgangspunkt der Planungsphase bildete das zwischen unserem Schweizer Partner (symbition AG) und dem Institut erstellte Lastenheft. Auf dessen Grundlage wurden in einem gemeinsamen Workshop die internen Prozesse analysiert und optimiert, sowie die Anforderungen aller Abteilungen zusammengetragen. Zusätzlich zur Einführung der Inventursoftware ITEXIA und der Bereitstellung aller Hardwarekomponenten (Scanner, Drucker, Etiketten) wurde eine Zeitplanung für die Erstinventarisierung erstellt. Insgesamt sollten innerhalb von 3 Wochen 1.343 Anlagen mit einem Team inventarisiert werden.


Inventurdurchführung

Nach der Einführung der Software binnen eines Monats, konnte das Inventurteam der ITEXIA GmbH mit der Erstinventarisierung beginnen. Für sensible Bereiche, wie B- und C-Labore oder Autopsie erfolgte eine Einweisung durch die jeweiligen Abteilungsverantwortlichen. Während der Inventur konnten aufgrund der Erfahrung des Inventurteams zusätzlich ca. 1.100 weitere Anlagen identifiziert und aufgenommen werden. Die Planzeit von drei Wochen konnte eingehalten werden und in der Zeit hat das Team circa 2.400 Anlagen inventarisiert. Das Ergebnis der Inventur wurde jeweils in einem täglichen Statusmeeting ausgewertet.


Kundenvorteile

Durch die Einführung von ITEXIA konnte der gesamte Inventarbestand der Universität Bern aktualisiert und die neuen Prozesse erfolgreich implementiert werden. Der Einsatz eines externen Inventurteams führte zu einem schnellen Abschluss des Projektes und einer Einsparung interner Ressourcen.


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